บทความเรื่อง รู้จักการจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูล
ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์
การจัดการข้อมูล (Data Management)
เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร
คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว
การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง
รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน
ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ
เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขัน
กับองค์การอื่นๆ
การจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
– บิต (bit) เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
– ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
– เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
– ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
– แฟ้ม (file) ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
– ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
– บิต (bit) เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
– ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
– เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
– ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
– แฟ้ม (file) ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
– ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
หน่วยวัดความจุของหน่วยความจำทางคอมพิวเตอร์
8 bits = 1 Byte : B
1,024 Bytes = 1 Kilo Byte : KB
1,024 KB = 1 Mega Byte : MB
1,024 MB = 1 Giga Byte : GB
1,024 GB = 1 Tera Byte : TB
หมายเหตุ Kilo = 210 = 1,024
วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล
- การเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง
- การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ
- การปกป้องข้อมูล จากการทำลาย ลักลอบใช้
หรือแก้ไขโดยมิชอบ
รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภาย
ในระบบคอมพิวเตอร์
โครงสร้างข้อมูล
การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่างๆ
จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์
ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้
การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลายๆ เอนทิตี
และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลายๆ
เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพคือการใช้
เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุดและจะต้องเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย
ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อยๆ
เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อยซึ่งเรียกว่า เขตข้อมูล (Field)
เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน
จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็นเรียกว่า ระเบียน (Record)
ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างงาของแฟ้มนั้นได้รวมกันในระบบ
ฐานข้อมูลจึงประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน
การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล
การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่างๆ มีลักษณะเฉพาะตัวในการเข้าถึงข้อมูล ดังนี้
- แฟ้มลำดับ (Sequential file)
เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มที่ง่ายที่สุด คือ
ระเบียนถูกเก็บเรียงต่อเนื่องกันไปตามลำดับของเขตข้อมูลคีย์
- แฟ้มสุ่ม (Direct file)
ใช้แก้ปัญหาความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลของแฟ้มลำดับ
โดยใช้ฟังก์ชันสุ่มในเขตข้อมูลคีย์เป็นข้อมูลนำเข้าและให้ผลลัพธ์เป็น
ตำแหน่งที่อยู่ของระเบียน
- แฟ้มดรรชนี (Indexed file)
คล้ายกับดรรชนีคำศัพท์ที่อยู่ท้ายเล่มหนังสือ ที่ประกอบด้วยคำต่างๆ
เรียงตามตัวอักษร
โดยจะเก็บค่าของเขตข้อมูลคีย์ทั้งหมดพร้อมด้วยตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขต
ข้อมูลคีย์นั้น
- แฟ้มลำดับดรรชนี (Indexed sequential file)
เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างจากแฟ้มดรรชนี
ซึ่งตัวระเบียนในแฟ้มข้อมูลไม่เรียงตามลำดับ แต่เรียงเฉพาะคีย์ในดรรชนี
แฟ้มลำดับดรรชนี มีระเบียนที่เรียงลำดับตามเขตคีย์ข้อมูล
และมีดรรชนีบางส่วน
การจัดการฐานข้อมูล
ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์
ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง
(Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย
การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า
ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system)
อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มี
ระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ
ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล
หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)
ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน
การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ
จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว
แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมี
ระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม
ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลที่ดี
เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา
วิธีการฐานข้อมูลได้พัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นจากการออกแบบและเก็บข้อมูลในฐาน
ข้อมูลที่เดียว การจัดการฐานข้อมูลจึงมีหลักการที่สำคัญ คือ1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2. กำหนดมาตรฐานข้อมูล
3. มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล
4. มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม
5. รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง
.jpg)
